Fünf Hacks für effektivere Meetings

Wer kennt sie nicht: Dailys, Jour Fixes, Quarterlys, Reviews, Steerings und viele mehr. Meetings gehören im Arbeitsalltag einfach dazu. Ein Tag ohne Meetings ist dabei ungewöhnlicher als ein voller Terminkalender. Doch woher kommt das?

Es gibt individuelle und kollektive Gründe für diese Entwicklung. Auf persönlicher Ebene leiden einige Menschen tatsächlich unter einer Art Meeting-FOMO (Fear of Missing Out). Sie haben das Gefühl, an jedem Meeting teilnehmen zu müssen, um nichts zu verpassen und stets Präsenz zu zeigen. Diese Haltung entspringt oft einer tief verwurzelten, traditionellen Sichtweise davon, was einen "pflichtbewussten" Arbeitnehmer ausmacht. Früher galten ständige Erreichbarkeit und eine übermäßige Teilnahme an Meetings als Zeichen von Produktivität und Status. In Kombination mit Überstunden und dem Auslassen von Pausen waren diese Kriterien praktisch Voraussetzungen für eine Beförderung (Brand Eins).

Aber gerade die Corona-Pandemie und die (an sich wünschenswerte) Erhöhung des Digitalisierungsgrads in vielen Unternehmen hat die Häufigkeit von Meetings regelrecht explodieren lassen. Laut dem Microsoft Trend Index (2023) haben wir heute dreimal mehr Teams-Sitzungen und Anrufe pro Woche als noch im Jahr 2020. Zusätzlich tragen moderne Arbeits- und Organisationsformen zur Zunahme von (Online-)Meetings bei. Eine stärkere Teamorientierung und die Einbeziehung von Mitarbeitenden in Entscheidungsprozesse führen, wenn man nicht aufpasst, zu mehr Meetings.

More meetings, more problems?

Eines steht fest: Zu viele Meetings machen unproduktiv und unzufrieden. Laut Microsoft geben 68% von 31.000 befragten Vollzeitbeschäftigten und Selbstständigen an, dass ihnen während der Arbeitszeit nicht genug Zeit bleibt, um sich ungestört zu konzentrieren. Ein Drittel der Befragten einer Umfrage von Slack (2023) empfinden dabei zu viele Meetings und E-Mails als den größten Störfaktor. 

Die Anzahl der Meetings ist nicht das einzige Problem. Fast noch schlimmer als viele Meetings sind unnötige Meetings, die leider häufiger vorkommen als man denken mag. Laut der Microsoft-Studie verbringt der durchschnittliche Arbeitnehmer 57% seiner Zeit in Meetings damit, E-Mails und Chats zu beantworten. Wenn die Meetings wirklich relevant (für den Einzelnen) wären, würde diese hohe Ablenkungsrate nicht auftreten. Außerdem glauben zwei von drei Befragten, dass ihre Abwesenheit in den meisten Meetings nicht einmal bemerkt würde. Dies ist ein weiteres Indiz dafür, dass viele Mitarbeiter:innen ihre Zeit in unnötigen Meetings verbringen. 

Auswirkungen einer schlechten Meetingkultur

Die Konsequenzen einer schlechten Meetingkultur sind sowohl für Arbeitnehmenden als auch für Arbeitgeber verheerend. Unternehmen verlieren jährlich pro Mitarbeiter etwa 5.700 € durch irrelevante Meetings und entsprechend verschwendete Zeit. Für ein mittelständisches Unternehmen mit 500 Mitarbeitern bedeutet dies knapp 3 Mio. € verlorenes Geld. Jedes Jahr.

Noch schlimmer ist, dass auch die Arbeitnehmenden darunter leiden. Zu viele und ineffiziente Meetings führen zu einer Abnahme der Produktivität, Reizüberflutung und Erschöpfung, sinkender Motivation und letztlich zu höherer Arbeitsunzufriedenheit. Der Druck, das Arbeitspensum trotz der vielen Meetings aufrechtzuerhalten, resultiert oft in Überstunden und im schlimmsten Fall in Resignation und innerer Kündigung.

Die Art und Weise wie wir unsere Meetings gestalten, prägt maßgeblich unsere Unternehmenskultur

Es ist also höchste Zeit, den Meeting-Wahnsinn zu hinterfragen und Strategien zu entwickeln, um Meetings und gesamte Meetingstrukturen effizienter, sinnvoller und interaktiver zu gestalten. Nur so können wir die Produktivität und Freude am Arbeitsplatz wieder steigern und die Meeting-Falle hinter uns lassen. Letztlich prägt die Art und Weise, wie wir unsere Meetings gestalten, unsere Unternehmenskultur maßgeblich mit. Deswegen stellen wir Dir im nächsten Abschnitt fünf Hacks für effektivere Meetings vor.

Fünf Hacks für effektivere Meetings

Hack 1: Die gesamte Meeting-Struktur hinterfragen

Wann habt ihr und euer Team zuletzt eine Bestandsaufnahme eurer aktuellen Meeting-Struktur gemacht? Häufig füllen sich die Kalender im Laufe der Zeit immer mehr, ohne dass regelmäßig die Sinnhaftigkeit der Meetings hinterfragt wird. Dabei ist es wichtig, den Teilnehmerkreis, den Turnus, den Ort, die Dauer sowie die Inhalte und Ziele jedes Meetings zu analysieren. Gibt es Überschneidungen bei den Teilnehmern oder den Inhalten? Besonders Führungskräfte nehmen oft an zahlreichen Meetings teil, bei denen sich die Inhalte häufig überschneiden. Überprüft also regelmäßig, welche Meetings wirklich notwendig sind und welche nicht.

Ein Beispiel hierfür liefert das kanadische E-Commerce-Unternehmen Shopify. Das Unternehmen hat einen radikalen Schnitt in den Kalendern seiner Mitarbeiter:innen vorgenommen, indem es alle wiederkehrenden Meetings mit mehr als zwei Personen auf unbestimmte Zeit gestrichen hat. Dadurch wurden innerhalb kürzester Zeit 12.000 Kalendereinträge gelöscht. Zudem sollen sich Führungskräfte bei Shopify aus großen Gruppen zurückziehen und nur bei Bedarf eingreifen. Darüber hinaus sind größere Meetings mit mehr als 50 Teilnehmern nur noch donnerstags erlaubt (Bloomberg, 2023). Wie könnte Euer (Mittel-)Weg aussehen?

Hack 2: Klare Meeting Agenda und Fokus auf Action Items

Ein effektives Meeting erfordert sorgfältige Vorbereitung. Daher ist es wichtig, sich klar darüber zu sein, was man mit dem Termin erreichen möchte und worum es heute NICHT geht. Besonders bei regelmäßigen Meetings ist dies essenziell, damit ausufernde Sessions mit hohem Frustrationsgehalt vermieden werden können.

Jedes Meeting sollte mit einer klaren Agenda beginnen, die die zu besprechenden Themen und die gewünschten Ergebnisse umreißt. Im besten Fall (und wenn nötig) sollte die Agenda bereits im Voraus verteilt werden, damit auch alle Teilnehmer:innen die Chance haben, sich auf die Themen vorzubereiten.

Eine alternative Herangehensweise praktiziert die Firma Amazon. Dort beginnen Meetings immer mit einer "Silent Reading Time", während der alle Teilnehmer:innen in Ruhe ein vorbereitetes Memo lesen, bevor die Besprechung startet. Jeff Bezos zufolge ist diese Methode besonders effektiv, da Führungskräfte häufig versuchen, sich durch Meetings zu bluffen, ohne wirklich vorbereitet zu sein. Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass alle Meeting-Teilnehmer:innen auf dem gleichen Stand sind und somit eine fruchtbare Diskussion stattfinden kann.

Laut dem Microsoft Trend Index haben 55% der befragten Arbeitskräfte nach einem Termin Unklarheiten bezüglich der nächsten Schritte und Pläne. Deswegen sollten am Ende jedes Meetings konkrete Action Items festgelegt werden, die eindeutig zugeordnet und mit klaren Deadlines versehen sind. Im besten Fall werden diese Action Items direkt gemeinsam in einem Projektmanagement-Tool (z.B. Asana, Trello, Teams-Aufgaben) transparent dokumentiert.

Eine denkbare Regel-Agenda für effektive Meetings wäre beispielsweise folgendes Beispiel:

Hack 3: This could have been an E-mail – or even better: a Slack message.

Nicht jedes Anliegen erfordert ein Meeting. Oftmals können Informationen schneller und effizienter per E-Mail oder einer Chat-Nachricht wie Slack ausgetauscht werden. Indem wir bewusst auf Meetings verzichten, wo sie nicht unbedingt notwendig sind, sparen wir wertvolle Zeit und Ressourcen.

Ein hervorragendes Beispiel liefert das Unternehmen Basecamp, Anbieter von Projektmanagement-Software. Basecamp setzt stark auf asynchrone Kommunikation, wie es in seinen internen Kommunikations-Guide erklärt. Das bedeutet, man versendet eine Nachricht, erwartet aber nicht sofort eine Antwort, sondern dann wann der Empfänger gerade Zeit dafür hat. Bei Basecamp finden die meisten Diskussionen und Entscheidungen schriftlich über ihre Plattformen statt. Meetings werden nur dann einberufen, wenn sie absolut notwendig sind und ein klarer Mehrwert erwartet wird. Diese rigorose Meeting-Politik hat die Anzahl der Meetings drastisch reduziert und fördert eine Kultur der schriftlichen Kommunikation und Dokumentation, die oft effizienter und nachhaltiger ist (Basecamp, 2024).

Wenn Du aber noch nicht ganz auf Meetings verzichten möchtest, dann finde mit folgenden Fragen heraus, ob ein Meeting tatsächlich notwendig ist, oder ob du das Thema nicht doch besser in eine Nachricht packen kannst:

• Ist das Thema dringend oder kann es bis zur nächsten Zusammenkunft warten?

• Kann das Anliegen schriftlich geklärt werden?

• Gibt es Alternativen zu einem Meeting z.B. kurzes Update im Chat-Kanal?

• Gibt es ein konkretes Ziel des Meetings (z.B. eine spezifische Entscheidung)?

Indem Du diese Fragen ehrlich beantwortest, kannst Du viele unnötige Meetings vermeiden und deine Kommunikation effizienter gestalten. Nutze E-Mails und Tools wie Slack oder TeamsChat, um Informationen schnell und direkt zu teilen. Fördere eine Kultur, in der Meetings nur einberufen werden, wenn sie wirklich erforderlich sind und einen klaren Nutzen bringen.

Hack 4: Führe Tage mit Meeting-Verbot ein

No-Meeting Monday, Silent Tuesday, Deep Work Wednesday, Task-Driven Thursday oder Focus Friday. Die Namen für meetingfreie Tage mögen sich ändern, aber das Konzept bleibt das gleiche: Diese Tage sind darauf ausgelegt, Mitarbeiter:innen ununterbrochene Zeit für konzentriertes Arbeiten zu bieten und somit ihre Produktivität zu steigern.

Beispielsweise nutzt Asana eine „No Meeting Wednesday“-Politik, bei der mittwochs keine Meetings stattfinden, was den Mitarbeitenden einen ganzen Tag für ungestörtes Arbeiten ermöglicht (Asana, 2024). Wenn Dir ein ganzer Tag ohne Termine zu viel ist, dann kannst Du es auch wie Dropbox machen und sogenannte „Core Collaboration Hours“ einführen. Das bedeutet, Meetings dürfen nur zu festgelegten Zeiten stattfinden, während der Rest des Tages für konzentriertes Arbeiten reserviert ist (Dropbox, 2024).

Ein weiterer Vorteil von dem Konzept: Meetingfreie Tage ermöglicht es Mitarbeiter:innen echte Flexibilität zu leben. Denn leider steht der volle Meeting-Kalender der Flexibilität oftmals im Weg. Ohne feste Meeting-Zeiten haben die Mitarbeitenden die Freiheit, ihren Arbeitstag selbstbestimmt zu gestalten und ihre produktivsten Stunden selbst zu wählen. So können sie anderweitige Verpflichtungen besser in ihren Tagesablauf einbauen, ohne sich nach dem Terminkalender richten zu müssen. Diese Flexibilität führt nicht nur zu höherer Produktivität, sondern auch zu einer besseren Work-Life-Balance und letztendlich zu mehr Engagement und Loyalität gegenüber dem Unternehmen.

Hack 5: Neue Meeting-Formate, die Spaß machen & alle einbeziehen

Meetings müssen nicht immer im Konferenzraum oder vor dem Bildschirm stattfinden. Durch innovative und kreative Meeting-Formate können Meetings nicht nur produktiver, sondern auch angenehmer gestaltet werden. Hier sind einige spannende Ideen:

• Walking Meetings: Einige Unternehmen, wie beispielsweise LinkedIn, fördern sogenannte „Walking Meetings“, bei denen kurze Besprechungen während eines Spaziergangs stattfinden. Diese Art von Meetings fördert Bewegung, frische Luft und kann oft zu kreativeren Ideen und Lösungen führen.

• Timeboxing: Timeboxing ist eine Methode, bei der für jede Agenda einen festen Zeitrahmen gesetzt wird. Dies fördert eine straffe und effiziente Besprechung. Google verwendet oft Timeboxing, um sicherzustellen, dass Meetings nicht ausufern und die besprochenen Themen zeitnah abgeschlossen werden.

• Stand-up Meetings: Inspiriert von agilen Methoden nutzen Unternehmen wie Spotify Stand-up Meetings, bei denen alle Teilnehmer stehen. Diese Meetings sind in der Regel kurz und fokussiert, da das Stehen die Teilnehmer dazu ermutigt, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

• Interaktive Tools: Miro, ein Tool für kollaborative Online-Whiteboards, wird von vielen Unternehmen wie HubSpot genutzt, um Meetings interaktiver zu gestalten. Diese Art von Meeting fördert die kreative Beteiligung, erleichtert die Visualisierung von Ideen und garantiert, dass alle Teilnehmer:innen involviert werden.

• Blitzlichtrunden: Ein Format, das oft bei Start-ups wie Buffer genutzt wird, ist die Blitzlichtrunde. Dabei hat jeder Teilnehmer nur eine Minute Zeit, um seine wichtigsten Punkte oder Updates zu präsentieren. Dies sorgt für eine schnelle Informationsweitergabe und hält die Aufmerksamkeit hoch.

Durch das Ausprobieren neuer Meeting-Formate kann der Arbeitsalltag aufgelockert, die Produktivität gesteigert und die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen erhöht werden. Innovatives Denken bei der Gestaltung von Meetings macht einen großen Unterschied in der Unternehmenskultur und reduziert den „Meeting-Wahnsinn“ effektiv.

Bevor Du jetzt sofort loslegst, noch ein kleiner Disclaimer: Wir empfehlen nicht, alle Hacks sofort und ohne Vorwarnung umzusetzen. Wie bei jedem Change ist eine sanfte Übergangsphase entscheidend, damit sich alle Mitarbeiter:innen an die neue Meeting-Kultur gewöhnen können. Beginne am besten mit kleinen Anpassungen und steigere schrittweise die Veränderungen, um Widerstand zu minimieren und eine nachhaltige Umsetzung zu gewährleisten.

Wenn Du nach neuen Wegen suchst, um Eure Meetingkultur und generell Euer Zusammenarbeitsmodell zu innovieren, sind wir von Inspiramo der richtige Partner für Dich.

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Quellen

Asana (2024) mehr

Basecamp (2024) mehr

Bloomberg (2023) mehr

Capital (2023) mehr

Dropbox (2024) mehr

Heise online (2023) mehr

Fonial (2022) mehr

State of Work Slack (2023) mehr

The Microsoft Trend Index (2023) mehr